Scanservice
Digitalisierung für ein
papierfreies Büro
Zeitintensive Dokumentensuche? Überquellende Aktenschränke? Eingeschränkter Informationszugriff? Wir helfen euch das Chaos im Archiv zu beseitigen und holen dafür eure Papierberge deutschlandweit ab.
Mit unserem Scanservice helfen wir euch zu eurem papierlosen Büro, ohne dass ihr auch nur eine Büroklammer entfernen müsst. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung helfen wir euch von der Logistik bis zum Speichern und Akten vernichten.
Planen & Organisieren
Logistik & Transport
Scannen & Digitalisieren
Vernichtung & physische Lagerung
Unser Service, deine Vorteile eines digitales Archiv
Weniger suchen, mehr finden
GobD-konform
Geringer Platzbedarf
Weltweiter und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
Integration in deine Systeme
Wir scannen und digitalisieren deine Akten sicher und überführen sie in deine Systeme.
Extrahieren von strukturierten Daten
Auf Wunsch extrahieren wir von Ihnen gewünschte Datenpunkte (z.B. Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Vertragseigenschaften)
Die Grundlage für ein papierloses Büro ist ein digitales Dokumentenmanagement, dass sich an den Herausforderungen in Ihrer Organisation orientiert. Genau das gilt auch für unseren Scan-Service: Wir passen uns an Ihre Bedürfnisse an, digitalisieren Dokumente exakt nach Ihren Vorgaben und speichern die Dateien direkt in Ihrer Softwarelösung.
Individuelle Digitalisierung
Eingespielte Profis statt unbezahlter Praktikanten: Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumente auslagern, vertrauen Sie auf einen professionellen Scandienstleister, ohne dass Sie zusätzliche Geräte beschaffen und Beschäftigte einstellen. Außerdem steht Ihnen unser Team für Rückfragen und Informationen jederzeit zur Seite.
Effizientes Ergebnis
Ihre Dokumente sind bei uns in sicheren Händen. Unser Scan-Service hält sich bei der Logistik, Verarbeitung sowie Datenvernichtung an alle wichtigen ISO/DIN-Normen. Nach der Aktendigitalisierung können wir Ihre Archive verschlüsselt lagern oder sicher entsorgen.
sichere Ablage
Digitalisieren und dabei dreifach sparen
Die zumeist im DIN-A4-Format vorliegenden Dokumente exportieren wir Ihnen im gewünschten Format – beispielsweise als editierbare PDF/A-Datei oder als rein digitale Akte in der Cloud. Mit einer optionalen Schrifterkennung werden die Akten für Ihr digitales Dokumentenmanagement zur durchsuchbaren Datei, was Personalwesen und Buchhaltung bei der Suche nach wichtigen Informationen enorm Zeit spart.
Zeitersparnis durch sekundenschnelles Suchen und Finden von Dokumenten
Platzersparen beim digitalen aufbewahren von Akten und Dokumenten
Finanziell einsparen durch optimierte und digitale Arbeitsprozesse
7 Schritte in dein digitales Archiv
Wir starten mit einer Analyse Ihres Projekts: Was soll gescannt werden, wie läuft der Prozess ab, bis wann muss alles fertig sein und warum? Diese Infos helfen uns, den Scan optimal zu planen.
Danach prüfen wir den Zustand der Akten, besonders bei älteren Dokumenten, um Zeit und Kosten genau zu kalkulieren.
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Wir führen ein paar Probescans durch, um das genaue Mengengerüst zu ermitteln und die Qualitätsstandards mit dir abzustimmen. Natürlich werden diese Standards von dir vorher freigegeben.
Unser erfahrenes Team transportiert deine Akten sicher und unkompliziert in unsere Zentrale. Wir legen großen Wert auf Sicherheit und Zuverlässigkeit, sodass deine Dokumente jederzeit in guten Händen sind. Durch unseren professionellen Transportservice sparst du Zeit und Aufwand, während du dich darauf verlassen kannst, dass deine sensiblen Daten geschützt sind.
Unser erfahrenes Team transportiert deine Akten sicher und unkompliziert in unsere Zentrale. Wir legen großen Wert auf Sicherheit und Zuverlässigkeit, sodass deine Dokumente jederzeit in guten Händen sind. Durch unseren professionellen Transportservice sparst du Zeit und Aufwand, während du dich darauf verlassen kannst, dass deine sensiblen Daten geschützt sind.
Unsere Digitalisierung bietet volle Transparenz: Deine Akten sind jederzeit trackbar, und du weißt immer, in welchem Status sie sich befinden. Benötigst du einen Einblick in bestimmte Dokumente, ist das problemlos möglich. So hast du stets Kontrolle und Zugriff während des gesamten Scanprozesses.
Nach dem Scannen erhältst du deine Akten in digitaler Form. Egal, welches Format oder System du nutzt – wir passen uns an deine Anforderungen an. Sollte noch kein Cloud-System vorliegen, bieten wir unser sicheres SF Archiv an. So hast du jederzeit Zugriff auf deine digitalen Dokumente, sicher und bequem!
Nach der Digitalisierung übernehmen wir die weitere Verarbeitung deiner Akten. Ob Lagerung oder professionelle Vernichtung – deine Dokumente sind bei uns stets in sicheren Händen und werden gemäß den erforderlichen DIN-Normen behandelt.
Schutz und Sicherheit für deine sensiblen Dokumente
Mustertext, Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten die Akten gemäß der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente über verschlüsselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgeschützt und werden elektronisch protokolliert. So erfahren Sie auch im Anschluss des Scan-Services, wann und wie Ihre Personalakten digitalisiert wurden.
DIN ISO zertifiziert
Einhaltung Gesetzlicher Vorgaben zur digitalen Archivierung nach GOBD.
DSVGO-konform
Schutz und Sicherheit für deine sensiblen Dokumente
Mustertext, Der Schutz Ihrer sensiblen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten die Akten gemäß der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente über verschlüsselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgeschützt und werden elektronisch protokolliert. So erfahren Sie auch im Anschluss des Scan-Services, wann und wie Ihre Personalakten digitalisiert wurden.
DIN ISO zertifiziert
Einhaltung Gesetzlicher Vorgaben zur digitalen Archivierung nach GOBD.
DSVGO-konform
Noch kein DMS? Entdecke
unser SF Archiv!
Solltest du noch kein Dokumentenmanagementsystem haben, bieten wir dir hier eine passende DMS-Lösung: SF Archiv! Alle firmenrelevanten Dokumente werden bei SF Archiv zusammengeführt . Kein Dokumenten-Kuddelmuddel mehr, wo alle möglichen Informationen auf verschiedenen Festplatten oder Aktenordner festgehlaten werden.
Alle Dokumente zentral in SF Archiv empfangen: Post, E-Mail, Upload
Dokumente automatisiert oder im Team organisieren und bearbeiten
Automatische Erfassung von Absender, Empfänger, Betreff, Klassifizierung (z.B. Rechnung)
Häufige Fragen unserer Kunden
Die Kosten des Scan-Services werden pro Seite berechnet. Weitere Faktoren für die Kostenschätzung sind die Anzahl der Dokumententypen, der zeitlichen Ablauf des Scan-Service-Projekts und den Vorgaben zur Dokumentenarchivierung und-Vernichtung. Erfahren Sie mehr über die Kosten in einem kostenlosen Beratungstermin.