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Scanservice

Professionelle Aktendigitalisierung 

Eure Akten stapeln sich und ihr sucht einen zuverlässigen Scanservice? Wir digitalisieren eure Dokumente revisionssicher und DSGVO-konform – mit über 30 Jahren Erfahrung. So schafft ihr Platz im Büro, ohne eine Büroklammer entfernen zu müssen.

Rechtssicher Scannen: DSGVO-konform, GoBD Revisionssicher und ISO-zertifziert

TR-RESI SCAN konform möglich und optional mit Transfervermerk und Signatur

Full-Scanservice: Deutschlandweite Abholung inklusive Einpackservice 

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Scanservice

Professionelle
Aktendigitalisierung  

Ihr habt Dokumente, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen und gleichzeitig quellen eure Aktenschränke über?  Mit über 30 Jahren Erfahrung digitalisieren wir eure Unterlagen – ohne dass ihr eine Büroklammer entfernen müsst.

Rechtssicher Scannen: DSGVO-konform, GoBD Revisionssicher und ISO-zertifziert

Fullservice: Deutschlandweite Abholung inklusive Einpackservice 

TR-RESI SCAN konform möglich und optional mit Transfervermerk und Signatur

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Scanservice

Professionelle Aktendigitalisierung 

Ihr habt Dokumente, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen und gleichzeitig quellen eure Aktenschränke über?  Mit über 30 Jahren Erfahrung digitalisieren wir eure Unterlagen – ohne dass ihr eine Büroklammer entfernen müsst.

Rechtssicher Scannen: DSGVO-konform, GoBD Revisionssicher und ISO-zertifziert

Fullservice: Deutschlandweite Abholung inklusive Einpackservice 

TR-RESI SCAN konform möglich und optional mit Transfervermerk und Signatur

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Risiko des Dokumentenverlusts

Papierdokumente sind anfällig für Verlust oder Schäden, wie Wasser, Feuer oder Manipulation. Wichtige Informationen könnten unwiederbringlich verschwinden – digital abgespeichert bleibt alles erhalten.

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Komplexe Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche Vorgaben zur Archivierung bedeuten, dass Dokumente oft viele Jahre sicher gelagert werden müssen. Digital archiviert, wird die Verwaltung nicht nur einfacher, sondern auch übersichtlicher.

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Platzverschwendung und langes Suchen

Regale voller Aktenordner nehmen Platz weg und die Suche kostet viel Zeit. Digitale Dokumente sparen nicht nur Raum, sondern vereinfachen auch die Suche nach den richtigen Unterlagen.

6 Schritte in dein digitales Archiv

  • Wir starten mit einer Analyse deines Projekts: Was soll gescannt werden, wie läuft der Prozess ab, bis wann muss alles fertig sein. Diese Infos helfen uns, den Scan optimal zu planen. Danach prüfen wir den Zustand der Akten, besonders bei älteren Dokumenten, um Zeit und Kosten genau zu kalkulieren.

  • Wir führen ein paar Probescans durch, um das genaue Mengengerüst zu ermitteln und die Qualitätsstandards mit dir abzustimmen. Natürlich werden diese Standards von dir vorher freigegeben.

  • Unser erfahrenes Team transportiert deine Akten sicher und unkompliziert in unsere Zentrale. Wir legen großen Wert auf Sicherheit und Zuverlässigkeit, sodass deine Akten und Dokumente jederzeit in guten Händen sind. Durch unseren professionellen Transportservice sparst du Zeit und Aufwand, während du dich darauf verlassen kannst, dass deine sensiblen Daten geschützt sind. Der Transport erfolgt in verschließbaren, datenschutzkonformen Boxen.

  • Die Digitalisierung physischer Dokumente erfolgt durch Scannen, wobei die Inhalte in ein digitales Format wie PDF oder Bilddateien übertragen werden. Anschließend werden die digitalisierten Dateien mittels Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht und in einem elektronischen Archivsystem gespeichert. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff, bessere Organisation und sichere Aufbewahrung der Dokumente.

  • Nach dem Scannen erhältst du deine Akten in digitaler Form. Egal, welches Format oder System du nutzt – wir passen uns an deine Anforderungen an. Sollte noch kein Cloud-System vorliegen, bieten wir unser sicheres SF Archiv an. So hast du jederzeit Zugriff auf deine digitalen Dokumente – sicher und bequem!

  • Nach der Digitalisierung übernehmen wir die weitere Verarbeitung deiner Akten. Ob Lagerung oder professionelle Vernichtung – deine Dokumente sind bei uns stets in sicheren Händen und werden gemäß den erforderlichen DIN-Normen behandelt.

Schutz und Sicherheit für deine sensiblen Dokumente

Der Schutz sensibler Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten die Akten gemäß der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente über verschlüsselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgeschützt und werden elektronisch protokolliert. So erfährst du auch im Anschluss des Scanservices, wann und wie eure Personalakten digitalisiert wurden.

DIN ISO zertifiziert

DSVGO-konform

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur digitalen Archivierung nach GOBD

TR-RESI SCAN konform möglich und optional mit Transfervermerk und Signatur

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Schutz und Sicherheit für deine sensiblen Dokumente

Wir verarbeiten die Akten gemäß der DSGVO und des BDSG und transferieren die Dokumente über verschlüsselte Leitungen. Unsere Arbeitsschritte sind passwortgeschützt und werden elektronisch protokolliert. So erfährst du auch im Anschluss des Scanservices, wann und wie deine Akten und Dokumente digitalisiert wurden.

DIN ISO zertifiziert

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur digitalen Archivierung nach GOBD

DSVGO-konform

TR-RESI SCAN konform möglich und optional mit Transfervermerk und Signatur

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Unser Service – deine Vorteile eines digitales Archivs!

Alles aus einer Hand

Wir übernehmen jeden Schritt – von der Logistik über das Einpacken und Sortieren bis hin zur Digitalisierung sowie der Vernichtung oder Einlagerung.

Weltweiter und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente

Extrahieren und strukturieren der Daten

Auf Wunsch extrahieren wir dir gewünschte Datenpunkte (z.B. Rechnungsnummer, Lieferschein­nummer, Vertragseigenschaften)

Weniger suchen, mehr finden

Dank der OCR-Erkennung in den digitalen Dokumenten ist dein Text durchsuchbar und in Sekundenschnelle auffindbar.

Aktuelles Tracking deiner Dokumente & Akten

Erfahre immer den aktuellen Status deiner Dokumente. Benötigte Dokumente lassen wir dir schnellstmöglich zukommen. 

GobD-konform

Geringer Platzbedarf

Lasst eure Altakten aus euren Büros und Kellerschränken verschwinden und spart unglaublich viel Platz und gleichzeitig Geld. 

Integration in deine Systeme

Wir scannen und digitalisieren deine Akten sicher und überführen sie in deine Systeme. 

Alles aus einer Hand

Wir übernehmen jeden Schritt – von der Logistik über das Einpacken und Sortieren bis hin zur Digitalisierung sowie der Vernichtung oder Einlagerung.

Weltweiter und ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente

Extrahieren von strukturierten Daten

Auf Wunsch extrahieren wir von Ihnen gewünschte Datenpunkte (z.B. Rechnungsnummer, Lieferschein­nummer, Vertragseigenschaften)

Weniger suchen, mehr finden

Dank der OCR-Erkennung in den digitalen Dokumenten ist dein Text durchsuchbar und in Sekundenschnelle auffindbar.

Aktuelles Tracking deiner Dokumente

Erfahre immer den aktuellen Status deiner Dokumente. Von dir benötigte Dokumente lassen wir jederzeit zukommen. 

GobD-konform

Geringer Platzbedarf

Lasst eure Altakten aus euren Büros und Kellerschränken verschwinden und spart unglaublich viel Platz und gleichzeitig Geld. 

Integration in deine Systeme

Wir scannen und digitalisieren deine Akten sicher und überführen sie in deine Systeme. 
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Technische Highlights – So digitalisieren wir

Mit unserem professionellen Scanservice digitalisieren wir Akten und Dokumente aller Art – von Verträgen und Personalakten bis hin zu technischen Zeichnungen und Bauplänen. Dank modernster Hochleistungsproduktionsscanner mit Metalldetektoren, Ultraschallsensoren und Mehrfacheinzugserkennung garantieren wir höchste Qualität.

Wir scannen alle Formate vom kleinen Parkticket bis zu übergroßen Bauplänen (A0+)

Farb- und Schwarz/Weiß-Scans und diverse Auflösungen sind möglich 

Beidseitiges Scannen mit automatischer Leerseitenlöschung und leserichtiger Ausrichtung

OCR-Technologie für durchsuchbare und editierbare Dokumente

Verlustfreie Text- und Bildkomprimierung 

Digitale Signatur und Siegel möglich 

Häufige Fragen unserer Kunden

  • Unser Scanservice ist ideal für Unternehmen jeder Größe und Branche. Wir digitalisieren Akten für Versicherungen, Konzerne, Universitäten, Behörden und Ämter – flexibel und individuell. Egal, ob ein kleiner Aktenschrank oder ein komplettes Archiv, wir passen unseren Service genau an eure Anforderungen an.

  • Die Digitalisierung deiner Akten bringt zahlreiche Vorteile:

    • Platzeinsparung im Büro

    • Schnellerer Zugriff auf Dokumente

    • Verbesserte Datensicherheit

    • Einfachere Zusammenarbeit im Team

    • Kostenersparnis langfristig

    • Compliance mit gesetzlichen Vorgaben
       

    Durch unseren Scanservice schaffst du Platz, steigerst die Effizienz und machst deine Dokumente und dein Unternehmen zukunftssicher.

  • Sicherheit hat bei der Digitalisierung deiner sensiblen Akten höchste Priorität:

    • DSGVO-konforme und GoBD-revisionssichere Verarbeitung

    • ISO-zertifizierte Prozesse

    • Verschlüsselte Datenübertragung

    • Passwortgeschützte Arbeitsschritte

    • Elektronische Protokollierung aller Vorgänge

    • Optional: TR-RESISCAN-Konformität mit Transfervermerk und Signatur


    So gewährleisten wir maximalen Schutz für deine vertraulichen Unterlagen.

  • Unser vielseitiger Scanservice digitalisiert Dokumente aller Art und Größen:

    • Kleine Formate wie Parktickets

    • Standardformate wie A4 und A3

    • Übergroße Formate bis A0+ (z.B. technische Zeichnungen, Baupläne)

    • Farb- und Schwarz-Weiß-Scans

    • Verschiedene Auflösungen je nach Bedarf

    • Wir scannen beidseitig, entfernen automatisch Leerseiten und richten die Dokumente leserichtig aus.

  • Die Dauer des Scanprozesses hängt von verschiedenen Faktoren ab:

    • Menge der zu digitalisierenden Akten

    • Komplexität der Dokumente

    • Gewünschte Zusatzleistungen (z.B. Datenextraktion)
       

    Für eine genaue Einschätzung erstellen wir dir ein individuelles Angebot. Dank unserer effizienten Prozesse und modernen Hochleistungsscanner können wir auch große Mengen zügig verarbeiten.

  • Ja, unser Scanservice erfüllt alle Anforderungen an die Revisionssicherheit:

    • GoBD-konforme Digitalisierung

    • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung

    • Optional: TR-RESISCAN-Konformität für höchste rechtliche Sicherheit

    • Lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte So stellst du sicher, dass deine digitalisierten Akten auch vor Gericht und dem Finanzamt Bestand haben.

  • Wir setzen modernste Scantechnologie ein:

    • Hochleistungsproduktionsscanner

    • Integrierte Metalldetektoren

    • Ultraschallsensoren zur Erkennung von Doppeleinzügen

    • OCR-Technologie für durchsuchbare PDFs

    • Verlustfreie Text- und Bildkomprimierung Diese fortschrittliche Technik garantiert höchste Scanqualität und -geschwindigkeit bei maximaler Sicherheit für deine Dokumente.

  • Um ein maßgeschneidertes Angebot zu erhalten, kontaktiere uns einfach:

    1. Rufe uns an oder nutze unser Kontaktformular

    2. Beschreibe kurz dein Digitalisierungsprojekt

    3. Wir beraten dich kostenlos und unverbindlich

    4. Du erhältst ein detailliertes Angebot


    Wir freuen uns darauf, deine individuellen Anforderungen kennenzulernen und eine passende Lösung für dich zu entwickeln.

  • Unser Scanservice bietet dir einzigartige Vorteile: 

    • Über 30 Jahre Erfahrung in der Dokumentendigitalisierung 

    • Full-Scanservice von der Abholung bis zur Vernichtung/Einlagerung 

    • Höchste Sicherheitsstandards (ISO-zertifiziert, DSGVO-konform) 

    • Moderne Scantechnologie für beste Qualität


    Mit uns hast du jemanden an deiner Seite, der nicht nur deine Akten professionell und sorgfältig digitalisiert, sondern auch: 

    • Aktenvernichtung gemäß den strengsten Sicherheitsstandards (DIN 66399)

    • Einlagerung in sicheren Archiven 

    • Digitale Cloud-Lösungen für die Archivierung bereits digitalisierter Dokumente

    • Tagesaktuelle Scandienstleistungen wie z.B. der Poststelle

    • Software und Hardware für einen digitalen Posteingang bei euch im Unternehmen


     So profitierst du von einem umfassenden Service, der alle deine Bedürfnisse abdeckt und dir mehr Zeit für das Wesentliche lässt.

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